Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Nous sommes a la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) administratif(ve) pour se joindre a notre equipe de systemes satellitaires a notre bureau de Montreal.

Role :

Fournir des services de secretariat et un soutien administratif aux gestionnaires, aux membres de son propre departement et de ceux des departements voisins. Connaissance du travail de bureau de routine et comprehension de l'organisation, de ses programmes et de ses procedures, le cas echeant. Travailler de maniere autonome, avec un minimum de supervision et des instructions detaillees.

Responsabilites :

• Preparer, examiner et mettre a jour divers rapports (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) lies au departement.
• Saisir des donnees dans divers systemes internes.
• Soumettre des demandes d'achat, preparer des propositions et traiter des bons d'expedition.
• Traiter les demandes de deplacement et obtenir les approbations necessaires.
• Surveiller les budgets.
• Relire et reviser la correspondance. Preparer, rediger, formater et traduire divers documents lies au departement.
• Assister aux reunions d'equipe au besoin et assurer le suivi des actions necessaires. Enregistrer et preparer les proces-verbaux des reunions.
• Preparer des presentations pour les reunions, les rapports et autres documents connexes selon les instructions fournies par le gestionnaire.
• Coordonner la distribution interne de l'information reçue par courriel ou par la poste.
• Repondre aux demandes de renseignements reçues par telephone et par courriel. Acheminer les appels telefoniques et les messages aux personnes appropriees.
• Planifier et confirmer les rendez-vous, les entrevues, les reunions et les conferences telephoniques, et reserver des salles.
• Obtenir les approbations pour les factures et etre en mesure de repondre aux questions concernant les depenses. Surveiller le budget.
• Preparer les rapports de depenses et distribuer les cheques.
• Organiser les visites de visiteurs et preparer la documentation necessaire au besoin. Accueillir les visiteurs et les cadres superieurs.
• Commander des fournitures de bureau et maintenir l'inventaire dans les limites du budget alloue. Coordonner l'achat d'equipement pour les nouveaux employes, au besoin.
• Organiser, gerer et tenir a jour les systemes d'archivage electronique et papier. Tenir les dossiers a jour selon les besoins du departement, y compris les dossiers d'archives.
• Preparer et soumettre des commandes de services de traiteur.
• Assurer des quarts de travail au comptoir de reception principal.
• Preparer, soutenir et effectuer, au besoin, l'integration des nouveaux employes, y compris, mais sans s'y limiter : les formulaires de demande TI, la livraison d'equipement et les seances d'integration.
• Gerer, maintenir et coordonner le paiement des factures des entrepreneurs et des consultants, y compris, mais sans s'y limiter : la verification des heures et le processus d'approbation.
• Toutes autres taches connexes propres a chaque role et selon le departement attribue.

Qualifications minimales :

• Formation de niveau collégial en administration de bureau ou l'equivalent. Deux (2) annees ou plus d'experience en soutien administratif ou en secretariat.
• Esprit d'equipe.
• Proactif(ve), dynamique, resourceful et autonome.
• Capable de gerer son temps et de respecter les echeances.
• Capable de travailler sans supervision directe.
• Connaissance avancee des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc.
• Connaissance pratique des competences de bureau.
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication, y compris la capacite d'interagir a tous les niveaux de l'organisation et avec les clients externes.
• Bon jugement.
• Doit etre flexible et ouvert(e) au changement.
• Bonne connaissance du français et de l'anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit.