Acheteur de projet

Ottawa, ON., (CAN.), Hybride

Résumé du poste

Thales a un poste vacant d'Acheteur de projet qui est responsable du processus d'approvisionnement transactionnel du cycle de vie des RFX, des demandes d'achat et des bons de commande (DA/BC). Ils sont tenus d'accélérer et de faire un suivi des bons de commande pour assurer la livraison afin de soutenir les priorités internes et les exigences de qualité conformément aux conditions émises. Stimuler l'amélioration continue de la performance des fournisseurs et du coût des produits de base. Collaborer à l'interne avec la gestion de projet et les cadres supérieurs pour atteindre les résultats commerciaux souhaités. Maîtriser tous les aspects de la gestion des pièces en ce qui concerne l'approvisionnement. Nécessite une base solide et développée de compétences fonctionnelles et de connaissances des concepts pertinents d'achat et d'approvisionnement. Le titulaire sera responsable d'assurer l'exécution efficace et en temps opportun des activités d'achat. Cette fonction doit s'efforcer de fournir un flux ininterrompu de biens et/ou de services requis par l'organisation.

Exigence de conformité réglementaire

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou à l'information technique contrôlés sous la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada et/ou le règlement sur l'administration des exportations (EAR) des États-Unis. Tous les candidats doivent être admissibles ou en mesure d'obtenir l'autorisation pour un tel accès.

Domaines de responsabilité clés

Exécution de la demande à la commande (DA au BC)

- Recevoir, examiner et traiter les demandes d'achat (DA) internes pour les biens et services spécifiques au projet conformément aux politiques et exigences de l'entreprise.

- Transformer les DA en bons de commande (BC) précis et conformes, en vérifiant les codes de produits, les lieux de livraison, les informations sur les fournisseurs et la documentation/les notes pertinentes (avec des conseils au besoin).

- Assurer l'exactitude et l'exhaustivité des BC avant leur émission (p. ex., exigences contractuelles/de qualité, délais de livraison, contraintes de commande).

- Agir en tant que point de contact pour les parties prenantes internes afin de clarifier les détails des DA/BC, de résoudre les divergences et de soutenir les priorités des commandes.

- S'engager chaque semaine avec les équipes de projet internes pour examiner les priorités et fournir des mises à jour sur l'état des commandes en cours.

- Diriger les activités hebdomadaires d'exécution de l'exécution avec l'équipe élargie.

- Collecter, contester et maîtriser les priorités des DA en coordination avec la planification de projet et les exigences de l'industrie.

Approvisionnement et administration RFx/RFP

- Soutenir les activités d'approvisionnement pour les exigences du projet, y compris l'assistance avec la documentation et la coordination RFx/RFP.

- Administrer les activités RFx/RFP (p. ex., émettre des documents, recueillir des réponses et tenir des dossiers de soutien).

- Soutenir les négociations locales dans le seuil délégué, en s'assurant que les résultats se reflètent dans les conditions et la documentation des BC.

Gestion des BC, relance et suivi des livraisons

- Exécuter et posséder le processus d'exécution de la création de la commande à la facture, y compris l'administration de bout en bout des BC (création de BC, tenue des dossiers et suivi de l'accusé de réception des BC).

- S'engager auprès des fournisseurs pour s'assurer qu'ils accusent réception du BC et fournissent des engagements de livraison.

- Assurer le suivi et accélérer les bons de commande pour assurer la livraison à temps et le respect des conditions contractuelles et des normes de qualité.

- Surveiller la progression des commandes/livraisons, identifier les risques (p. ex., retards, commandes en souffrance, confirmations incomplètes) et faire escalader au besoin.

- Maintenir des mises à jour continues pour les parties prenantes internes concernant l'état des commandes, les engagements de livraison et les changements prévus.

Coordination des fournisseurs et résolution des problèmes

- Maintenir des relations étroites avec les fournisseurs et les acheteurs.

- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir l'accusé de réception des BC et les engagements de livraison, et soutenir la résolution des divergences de commandes.

- Gérer les litiges et résoudre les problèmes d'approvisionnement de niveau moyen et élevé; faire remonter les questions importantes au gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement / aux acheteurs de catégorie / aux gestionnaires de catégorie ou aux gestionnaires de projet d'approvisionnement, le cas échéant.

- Coordonner les changements, les annulations ou les modifications apportées aux BC si nécessaire.

- Signaler les problèmes d'approvisionnement de niveau moyen et élevé au gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement / aux acheteurs/gestionnaires de catégorie (CB/CM).

- Maintenir une approche éthique des relations avec les fournisseurs et à l'interne conformément aux politiques pertinentes de Thales.

Résolution des factures et soutien aux fournisseurs (avec AP/Finance)

- Soutenir la résolution des factures en assurant le suivi des requêtes des fournisseurs, des informations manquantes et des divergences affectant la correspondance BC/facture.

- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des détails de facturation précis et rapides au besoin et coordonner avec les équipes internes pour résoudre les problèmes.

- Soutenir les suivis des comptes fournisseurs sur les factures en souffrance ou manquantes, en maintenant des dossiers de communication clairs.

Rapports, suivi des coûts et de l'état et amélioration continue

- Préparer des rapports sur les achats, y compris l'analyse des coûts pour tirer parti et soutenir les offres stratégiques (avec des conseils au besoin).

- Soutenir le suivi des KPI pour le rôle en coordination avec le gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement.

- Surveiller la performance selon les meilleures pratiques de l'industrie et contribuer à améliorer la performance fonctionnelle.

- Signaler et suivre l'activité d'achat (p. ex., l'état des commandes en cours et le suivi de base des coûts/statut le cas échéant).

- Travailler de manière proactive avec l'équipe tactique pour améliorer la performance fonctionnelle et l'efficacité des achats.

Conformité, documentation et support système (ERP/SAP)

- Assurer la conformité quotidienne aux politiques/procédures d'achat de l'entreprise; recommander des changements de politiques/procédures pour améliorer l'efficacité et l'efficience.

- Soutenir les activités pour assurer la conformité à l'accréditation de la qualité de la série ISO et aux exigences réglementaires de la défense.

- Maintenir une documentation et des dossiers précis pour soutenir l'état de préparation aux audits et la conformité.

- Soutenir les améliorations de la fonctionnalité SAP/ERP pour améliorer l'efficacité des achats (p. ex., mise en œuvre d'une fonctionnalité SAP améliorée et des activités connexes).

- Maintenir des normes éthiques dans toutes les tâches d'approvisionnement et assurer l'alignement avec les politiques de Thales.

- Fournir un soutien à la mise en œuvre de la fonctionnalité SAP améliorée pour améliorer l'efficacité des achats.

- Soutenir tous les aspects du département au besoin, y compris d'autres activités de la chaîne d'approvisionnement au besoin.

Qualifications minimales

• Le candidat doit satisfaire à l'un des ensembles de critères suivants (a&b)

a) posséder un diplôme universitaire dans n'importe quel domaine et posséder un minimum d'un an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 5 dernières années; ou posséder un diplôme d'un programme collégial reconnu en approvisionnement, finance, économie, commerce, comptabilité ou gestion du matériel et posséder un minimum de 18 mois d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 6 dernières années; et

b) posséder un minimum d'un an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au gouvernement fédéral, soit en tant qu'employé civil ou militaire de la Couronne, soit en tant que personnel contractuel grâce à une vaste expérience dans ses relations avec le gouvernement fédéral.

• Expérience éprouvée dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement, la finance/comptabilité, la gestion des commandes.
• Maîtrise de la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou de l'expérience logicielle de finance/comptabilité (SAP) et de MS Office Suite.

Tous les candidats doivent être en mesure d'obtenir une cote de sécurité Secrète de l'OTAN canadienne et de satisfaire aux exigences d'admissibilité décrites dans le Programme d'enregistrement des marchandises contrôlées du Canada et l'ITAR.

Qualifications préférées

• Certification d'achat ou financière et/ou 5 ans d'expérience pertinente; et
• Expérience préalable dans l'industrie de la défense;

Exigences particulières du poste

• Le rôle exigera de travailler à la fois à domicile et au bureau (hybride).
• Horaire : 40 heures de travail par semaine du lundi au vendredi. Temps flexible, cependant, s'adaptant aux heures de base de 9h à 15h, aux besoins du projet et aux fuseaux horaires mondiaux/internationaux.

Transparence salariale

La rémunération cible totale (RST) prévue, y compris le salaire annuel et l'admissibilité aux primes, pour ce rôle est de 55 000 $ à 75 000 $ CAD par année. L'entreprise se réserve le droit de payer ultimement plus ou moins que la fourchette affichée et d'offrir des avantages sociaux supplémentaires et d'autres compensations, selon des circonstances non liées au statut d'un demandeur protégé par les lois locales, provinciales et fédérales.

IA

Nous utilisons des outils activés par l'intelligence artificielle dans le cadre de notre processus de recrutement pour soutenir des activités telles que la découverte de candidats, la correspondance de CV et la planification d'entrevues. Ces outils peuvent aider à filtrer et évaluer les applications et à recommander des correspondances potentielles en fonction des exigences de la description de poste. Toutes les décisions d'embauche, y compris l'évaluation des candidats, la sélection et la disposition, sont prises par des recruteurs humains. L'intelligence artificielle ne prend pas de décisions d'embauche en notre nom.

Ce que nous offrons

• Thales offre un programme complet d'avantages sociaux pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, y compris les éléments suivants :
• Assurance maladie complémentaire payée par l'entreprise, dentaire, CUS, vie, AD&D, invalidité de courte durée, programme de soins du cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de bien-être.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, RPDCE, CELI) avec une contribution de l'entreprise et une correspondance à un RPDCE, sans période d'acquisition.
• Jours fériés payés par l'entreprise, jours de vacances et congés de maladie payés.
• Assurance vie volontaire, AD&D, maladies graves, invalidité de longue durée.
• Rabais aux employés sur l'abonnement à la maison, à l'auto et au gym.

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