Acheteur / Acheteuse de projets junior

Dans des marchés en mutation rapide, les clients du monde entier font confiance à Thales. Thales est une entreprise où des personnes brillantes du monde entier se réunissent pour partager des idées et s'inspirer mutuellement. Dans les secteurs de l'aérospatiale, du transport, de la défense, de la sécurité et du spatial, nos architectes conçoivent des solutions novatrices qui rendent possible notre avenir.

Victoria, C.-B., Ottawa, ON., (CAN.), Hybride

Résumé du poste

Thales a un poste vacant d'Acheteur / Acheteuse de projets junior responsable de coordonner et d'exécuter les activités d'approvisionnement pour les projets assignés, en s'assurant que tous les biens et services sont approvisionnés pour répondre aux spécifications, aux échéanciers et aux exigences budgétaires des projets. Ce rôle gère le cycle complet des achats, participe aux négociations avec les fournisseurs, entretient des relations avec les fournisseurs et collabore avec des équipes inter fonctionnelles pour soutenir les objectifs du projet tout en respectant les politiques de l'entreprise et les normes éthiques.

Exigence de conformité réglementaire

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou aux informations techniques contrôlés en vertu de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada et/ou des US Export Administration Regulations (EAR). Tous les candidats doivent être admissibles ou en mesure d'obtenir une autorisation pour un tel accès.

Principaux domaines de responsabilité

Exécution de la demande à la commande (PR à PO) :

• Recevoir, examiner et traiter les demandes d'achat (PR) internes pour les biens et services spécifiques au projet conformément aux politiques et exigences de l'entreprise.

• Convertir les PR en bons de commande (PO) précis et conformes, en vérifiant les codes de produits, les lieux de livraison, les informations sur les fournisseurs et la documentation requise (avec des conseils au besoin).

• Vérifier l'exhaustivité et la conformité des détails des PO avant leur émission (par exemple, exigences contractuelles/de qualité, délais et contraintes de commande).

• Servir de point de contact pour les parties prenantes internes afin de clarifier les détails des PR/PO et de résoudre les divergences.

Sourçage et administration des RFx/RFP :

• Soutenir les activités de sourçage pour les exigences du projet, y compris l'aide à la documentation et à la coordination des RFx/RFP.

• Aider à organiser et à administrer les communications RFx/RFP (par exemple, émission de documents, collecte de réponses et tenue des dossiers justificatifs).

• Soutenir les négociations locales telles que déléguées, en veillant à ce que les résultats soient reflétés avec précision dans les conditions et la documentation des PO.

Gestion des PO, relance et suivi des livraisons :

• Gérer l'administration des PO de bout en bout, y compris la création des PO, le suivi des accusés de réception des PO et la tenue des registres de commandes.

• Relancer et suivre proactivement les bons de commande pour soutenir la livraison à temps et le respect des conditions contractuelles et des normes de qualité.

• Surveiller la progression des livraisons et identifier les risques tels que les retards, les ruptures de stock ou les confirmations incomplètes; faire escalader au besoin.

• Fournir des mises à jour en temps opportun aux parties prenantes internes sur l'état des commandes, les engagements de livraison et les changements prévus.

Coordination des fournisseurs et résolution des problèmes :

• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir l'accusé de réception des PO et les engagements de livraison et maintenir de solides relations avec les fournisseurs.

• Soutenir la résolution des divergences de commandes, des litiges avec les fournisseurs et des problèmes de livraison/facturation; faire escalader les questions importantes au gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement, aux acheteurs/gestionnaires de catégorie ou aux gestionnaires de projets d'approvisionnement.

• Coordonner avec les fournisseurs et les équipes internes pour gérer les modifications, les annulations ou les amendements aux PO si nécessaire.

Résolution des factures et soutien aux fournisseurs (avec les comptes fournisseurs/finances) :

• Soutenir la résolution des factures en effectuant le suivi des requêtes des fournisseurs, des informations manquantes ou des divergences ayant une incidence sur le rapprochement des PO/factures.

• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des détails de facturation précis et rapides au besoin, et coordonner avec les équipes internes pour mener à bien la résolution.

• Soutenir les suivis des comptes fournisseurs sur les factures en souffrance ou manquantes, en tenant des dossiers clairs des communications et des actions.

Rapports, suivi des coûts/statuts et amélioration continue :

• Surveiller et rendre compte des activités d'achat, y compris l'état des commandes ouvertes, le suivi de base des coûts/statuts et la visibilité des opportunités de sourçage (avec des conseils).

• Soutenir le suivi des KPI et les initiatives d'amélioration continue en collaboration avec le gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement.

• Identifier les opportunités d'amélioration des processus (par exemple, réduction du cycle, amélioration de la qualité des données) et contribuer à la mise en œuvre des meilleures pratiques.

Conformité, documentation et support système (ERP/SAP) :

• Maintenir une documentation et des dossiers précis pour soutenir la préparation aux audits et les exigences de conformité (par exemple, normes de qualité ISO, exigences réglementaires de défense et politiques de Thales).

• Soutenir les activités d'approvisionnement liées à l'ERP/SAP, y compris la maintenance des données maîtresses/de commande et la participation aux mises à niveau des processus ou des fonctionnalités.

• Maintenir des normes éthiques et assurer la conformité de toutes les activités d'achat conformément aux politiques de Thales.

• Soutenir les activités supplémentaires du département de la chaîne d'approvisionnement au besoin.

Qualifications minimales

• Le candidat doit satisfaire à l'un des ensembles de critères suivants (a&b ou c&d) :

a) posséder un diplôme d'études secondaires; et

b) posséder un minimum de 5 ans d'expérience démontrée dans le domaine de l'administration

c) posséder un diplôme universitaire dans n'importe quel domaine et posséder un minimum de 1 an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 5 dernières années; ou posséder un diplôme d'un programme collégial reconnu en approvisionnement, finance, économie, commerce, comptabilité ou gestion du matériel et posséder un minimum de 18 mois d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 6 dernières années; et

d) posséder un minimum de 1 an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au sein du gouvernement fédéral, soit en tant que civil ou employé militaire de la Couronne, soit en tant que personnel contractuel ayant une vaste expérience des relations avec le gouvernement fédéral.

• Expérience avérée dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement, la finance/comptabilité, la gestion des commandes.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Maîtrise de la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou de logiciels de finance/comptabilité (SAP) et de la suite MS Office.
• Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit en anglais.
• Capacité à travailler en collaboration dans plusieurs départements et avec des fournisseurs externes.
• Esprit de résolution de problèmes et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement en évolution rapide.

Qualifications préférées

• Certification en achats ou en finances et/ou 5 ans d'expérience pertinente; et
• Expérience préalable dans l'industrie de la défense;

Exigences particulières du poste

• Le rôle nécessitera de travailler à la fois de la maison et du bureau (hybride).
• Horaire : 40 heures de travail par semaine du lundi au vendredi. Horaire flexible, toutefois, devant accommoder les heures de base de 9 h à 15 h, les besoins du projet et les fuseaux horaires mondiaux/internationaux.

Transparence salariale

La rémunération cible totale (RCT) prévue, comprenant le salaire annuel et l'admissibilité aux primes, pour ce rôle est de 45 000 $ à 65 500 $ CAD par année. L'entreprise se réserve le droit de payer ultimement plus ou moins que la fourchette affichée et d'offrir des avantages sociaux supplémentaires et d'autres rémunérations, en fonction de circonstances non liées au statut d'un demandeur protégé par les lois locales, provinciales et fédérales.

IA

Nous utilisons des outils activés par l'intelligence artificielle dans le cadre de notre processus de recrutement pour soutenir des activités telles que la recherche de candidats, le jumelage de curriculums vitae et la planification d'entrevues. Ces outils peuvent aider à filtrer et à évaluer les candidatures et à recommander des correspondances potentielles en fonction des exigences de la description de poste. Toutes les décisions d'embauche, y compris l'évaluation des candidats, la sélection et la disposition, sont prises par des recruteurs humains. L'intelligence artificielle ne prend pas de décisions d'embauche en notre nom.

Ce que nous offrons

• Thales offre un programme complet d'avantages sociaux pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, incluant ce qui suit :
• Assurance maladie complémentaire payée par l'entreprise, dentaire, CSÉ, vie, AD&D, invalidité de courte durée, programme de soins contre le cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de mieux-être.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, RPDCE, CELI) avec une contribution de l'entreprise et une cotisation équivalente à un RPDCE, sans période de vesting.
• Jours fériés, jours de vacances et congés de maladie payés par l'entreprise.
• Assurance vie volontaire, AD&D, maladies graves, invalidité de longue durée.
• Rabais pour employés sur l'habitation, l'automobile et l'abonnement au gym.

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